Vous envisagez de faire un voyage professionnel dans un avenir proche, mais vous vous inquiétez de votre budget ? Ne vous inquiétez pas, il existe de nombreuses façons d'économiser de l'argent tout en faisant un excellent voyage. Dans cet article de blog, nous allons vous donner quelques conseils pour organiser un voyage d'affaires avec un budget serré.
Que vous preniez l'avion, la voiture ou le train, lisez ce qui suit pour obtenir des conseils utiles !
Planifiez votre programme pour votre déplacement professionnel
Notre premier conseil est de bien vous organiser lors de la planification de votre voyage d'affaires. Dressez une liste des choses que vous devez absolument faire et voir. Cela vous aidera à rester concentré et à éviter de gaspiller de l'argent dans des activités inutiles : contentez-vous de l'essentiel !
Réservez votre vol en avance
Si vous prenez l'avion, essayez de réserver votre vol le plus tôt possible. Les compagnies aériennes libèrent souvent leurs places les moins chères quelques mois à l'avance, il est donc utile de vérifier régulièrement les vols pour obtenir la meilleure offre.
Vous pouvez également économiser de l'argent en prenant l'avion pendant les heures ou les jours creux. Par exemple, les mardis matins sont généralement moins chers que les samedis soirs.
Optez pour les compagnies aériennes low-cost
Si votre voyage d'affaires se passe en Europe et que vous avez envie de vraiment réaliser des économies sur le billet d'avion, alors nous vous conseillons vivement de réserver votre vol auprès d'une compagnie aérienne low-cost.
Privilégiez le covoiturage
Si vous pouvez vous rendre à la destination de votre voyage d'affaires en voiture, alors essayez de faire du covoiturage avec d'autres personnes qui se rendent au même endroit. Cela vous permettra non seulement d'économiser de l'argent sur l'essence, mais aussi de réduire votre empreinte carbone.
Vous pouvez trouver des partenaires de covoiturage en utilisant des applications comme Blablacar, Mobicoop, Trajetalacarte...
Voici quelques conseils pour le covoiturage
Découvrez qui participe à l'événement au sein de votre entreprise ou organisation
Avant de planifier un covoiturage, il est essentiel de savoir qui, parmi vos collègues ou membres de votre organisation, participe à l'événement.
Cela peut être fait en consultant une liste des participants ou en posant simplement la question dans les réunions d'équipe ou via des outils de communication internes tels que Slack ou les emails de groupe.
En identifiant les participants, vous pouvez former un groupe de covoiturage efficace. De plus, cela permet de renforcer la camaraderie et d’échanger des idées avant même d’arriver à l'événement.
Ce premier pas vous permet également de trouver des personnes qui habitent à proximité, ce qui est un facteur clé pour organiser un covoiturage pratique et économique.
Contactez le participant à l'avance et fixez un moment pour se rencontrer
Une fois que vous savez qui participe, la prochaine étape est de contacter les membres potentiels de votre covoiturage. Il est préférable de le faire bien à l’avance pour que chacun puisse organiser son emploi du temps.
Prenez le temps de discuter des horaires de départ, des points de rencontre pratiques, ainsi que des préférences de chacun (par exemple, quelqu’un peut préférer être passager plutôt que conducteur).
Cette étape permet également de discuter des frais de carburant, des arrêts potentiels en chemin, et d’assurer que tout le monde est à l'aise avec les modalités. Une bonne communication préalable aide à éviter les imprévus et à garantir une expérience agréable pour tous.
Assurez-vous que tout le monde connaît l'itinéraire et l'heure d'arrivée prévue
Pour que le covoiturage se déroule sans accroc, il est important de s'assurer que chaque participant soit au courant de l'itinéraire et de l'heure d'arrivée. Utilisez des outils comme Google Maps ou Waze pour planifier le meilleur trajet possible et partagez cette information avec tout le monde.
Discutez également des alternatives en cas de trafic imprévu ou de conditions météorologiques défavorables. Il est crucial que chaque passager sache à quel moment le groupe prévoit d’arriver à destination pour minimiser le stress lié au respect des horaires.
En planifiant soigneusement l’itinéraire et en tenant tout le monde informé, vous garantissez une expérience de covoiturage fluide et sans stress.
Pourquoi faire appel à une agence de voyage pour un business trip ?
Dans le cadre de votre voyage d'affaires, faire appel à une agence de voyage peut être un excellent moyen de réaliser des économies tout en bénéficiant d'un service sur mesure.
Les agences de voyage spécialisées dans les déplacements professionnels ont souvent accès à des tarifs négociés auprès des compagnies aériennes, des hôtels et des loueurs de voitures, ce qui peut réduire considérablement le coût global de votre voyage.
En outre, les agences de voyages vous permettent de gagner du temps en prenant en charge tous les aspects de la logistique, de la réservation des vols à l'organisation de l'hébergement, tout en assurant un suivi en cas de problème.
En centralisant toutes les réservations à travers une agence, vous bénéficiez également d'un meilleur contrôle sur votre budget et pouvez éviter les frais imprévus liés à des erreurs de réservation.
Consultez les offres gratuites des hôtels
Une autre façon d'économiser de l'argent est de séjourner dans un hôtel qui offre gratuitement le petit-déjeuner et le Wi-Fi. Ces commodités peuvent vous faire économiser beaucoup d'argent si vous en profitez.
La plupart des voyageurs d'affaires ont également besoin d'imprimer des documents lorsqu'ils sont sur la route, alors recherchez des hôtels qui offrent des services d'impression gratuits.
Conduisez au lieu de prendre l'avion
Une autre façon d'économiser de l'argent est de conduire au lieu de prendre l'avion, si cela est possible pour votre déplacement d'affaires.
Non seulement vous économiserez de l'argent sur le prix du billet d'avion, mais vous bénéficierez également d'une plus grande flexibilité lorsque vous serez en déplacement.
Trouvez des hébergements moins chers
L'autre moyen de faire des économies lors de votre voyage d'affaires, c'est trouver des hébergements moins chers. Au lieu de séjourner dans un hôtel, essayez de trouver un Airbnb ou une autre location de vacances.
Vous pouvez souvent trouver de bonnes affaires sur les locations de vacances, et vous aurez plus d'espace que dans une chambre d'hôtel.
Voici quelques sites vous permettant de vous héberger à un coût réduit
Airbnb
Pour économiser sur un voyage d'affaires, l'une des meilleures options d'hébergement est Airbnb. Plutôt que de réserver une chambre d'hôtel, vous pouvez opter pour une location de vacances qui non seulement offre des tarifs plus abordables, mais vous permet aussi de bénéficier de plus d’espace et de confort.
En choisissant un Airbnb, vous avez souvent accès à des équipements tels qu’une cuisine, ce qui permet de préparer vos propres repas et donc d’économiser sur les frais de restauration.
De plus, ces logements offrent une atmosphère plus locale et personnalisée, idéale pour les voyageurs souhaitant allier travail et détente.
Couchsurfing
Pour ceux qui cherchent à maximiser les économies sur l'hébergement lors de leurs voyages d'affaires, Couchsurfing est une option à considérer. Cette plateforme permet de trouver un hébergement gratuit chez des particuliers, souvent passionnés par l'idée de rencontrer de nouvelles personnes et de partager leur culture.
En plus de réduire considérablement les coûts d'hébergement, Couchsurfing offre une opportunité unique de créer des liens locaux et de découvrir la ville d'une manière plus authentique.
Cependant, ce type d'hébergement nécessite une certaine flexibilité, car vous serez souvent hébergé dans un espace partagé, comme un canapé ou une chambre d'amis.
Amivac
Si votre voyage d'affaires se déroule en France ou en Europe, Amivac est une excellente alternative aux hôtels traditionnels. Ce site spécialisé dans la location de vacances propose une large gamme de logements à des prix compétitifs.
Que ce soit pour un court ou long séjour, vous pouvez trouver des offres avantageuses, notamment en hors-saison.
En plus d'économiser sur les frais d’hébergement, vous pourrez profiter d’un cadre plus spacieux et adapté aux besoins des voyageurs d’affaires, avec parfois des options comme le Wi-Fi gratuit ou des espaces de travail.
Abritel
Pour ceux qui voyagent fréquemment à l'international, Abritel est une plateforme idéale pour réserver des locations de vacances à prix raisonnable. Que ce soit pour une grande ville ou une destination plus isolée, vous pouvez trouver des logements confortables à des tarifs souvent inférieurs à ceux des hôtels.
En particulier pour des séjours prolongés ou pour des voyages en groupe, cette option permet de faire des économies considérables en partageant un logement.
En outre, Abritel propose des logements avec des équipements qui facilitent le travail à distance, tels que des bureaux et une connexion internet de qualité, idéal pour les voyages d'affaires.
Les frais de voyage d'affaires
N'oubliez pas de profiter des frais de voyage d'affaires. Si votre entreprise paie votre voyage d'affaires, veillez à conserver tous vos reçus afin d'assurer une gestion des voyages d'affaires optimale. Vous pourrez peut-être obtenir un remboursement pour des éléments tels que les billets d'avion, les hôtels et les repas.
Les avantages professionnels
Certaines entreprises proposent des avantages professionnels, alors n'hésitez pas à vous renseigner auprès de là où vous travaillez pour savoir si c'est le cas.
Si votre entreprise dispose d'un budget pour les voyages, ne manquez pas de l'utiliser ! Vous pourrez peut-être obtenir des réductions sur les billets d'avion, les hôtels et les voitures de location.
Choisissez judicieusement la destination
Autre moyen d'avoir un voyage d'affaires pas cher c'est de choisir judicieusement votre destination. Si la situation vous le permet, alors n'hésitez pas à privilégier un voyage d'affaire vers des pays favorables aux affaires, comme le Canada, le Mexique, le Royaume-Uni...
Ces derniers offrent des réductions importantes aux voyageurs d'affaires, et la clientèle locale peut être très intéressante pour votre business !
En suivant ces conseils, vous pouvez économiser de l'argent sur votre voyage d'affaires sans sacrifier le confort ou la commodité. Avec un peu de planification, vous pouvez faire un bon voyage sans vous ruiner : Les voyages d'affaires ne doivent pas nécessairement être coûteux.
Essayez ces conseils la prochaine fois que vous planifierez un voyage professionnel !
